Caratteristiche dell’accesso documentale

Ambito soggettivo:

Il diritto di accesso documentale è riconosciuto a tutti i soggetti privati che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale è richiesto l’accesso.

Quindi a differenza dell’accesso civico, l’accesso documentale è necessariamente correlato ad una situazione soggettiva giuridicamente tutelata.

Ambito oggettivo:

L’accesso riguarda i documenti amministrativi formati o stabilmente detenuti dall’Avvocatura dello Stato in conformità a quanto stabilito nel capo V della legge 7 agosto 1990 n. 241, e successive modificazioni.

Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data dall’Avvocatura dello Stato.

Non sono ammesse richieste generiche relative ad intere categorie di documenti.

Come esercitare il diritto

Presentazione della domanda di accesso (accesso formale)

L’istanza di accesso può essere presentata, a mano, per posta ordinaria o per via telematica all’ufficio dell’Avvocatura Generale o delle Avvocature Distrettuali che detiene l’atto. La richiesta di accesso può essere presentata anche per il tramite dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico che provvederà a inoltrarla alla struttura competente. L’istanza deve contenere gli elementi di cui all’allegato modulo di richiesta.

Ovvero

Il termine di trenta giorni, previsto dall’art. 6 del d.p.r. n. 184/2006, per il riscontro della richiesta, decorre dalla data di acquisizione al protocollo dell’Avvocatura dello Stato.

Accesso informale

Il diritto di accesso può essere esercitato in via informale, mediante richiesta anche verbale, qualora, in base alla natura del documento richiesto, non risulti l’esistenza di controinteressati. Per ‘controinteressati’ si intendono, ai sensi dell’art. 22 della legge n. 241/1990, ‘tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza’

L’interessato sarà invitato a presentare richiesta d’accesso formale qualora non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse, sull’accessibilità del documento o sull’esistenza di controinteressati.

Modalità di accesso

L’accesso al documento richiesto avverrà secondo la modalità richiesta all’atto della domanda.

Nel caso di documenti contenenti, in parte, informazioni non accessibili all’interessato, possono essere rilasciate copie parziali dei documenti. Tali copie devono comprendere la prima e l’ultima pagina del documento e le pagine omesse devono essere indicate.

L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia degli stessi è subordinato al rimborso del costo di riproduzione di cui al successivo punto 9.

Se è stato chiesto di ricevere le copie dei documenti tramite servizio postale, la spedizione avverrà previa ricezione delle marche corrispondenti al costo di riproduzione.

Nel caso di trasmissione in via telematica di documenti già archiviati in formato elettronico nulla è dovuto. Qualora invece sia necessaria la scansione di documenti cartacei i costi sono determinati alla stregua di quelli stabiliti per la riproduzione da cartaceo di cui al successivo punto 9. Le medesime disposizioni si applicano nel caso in cui il rilascio di copia della documentazione avvenga tramite il trasferimento degli atti su supporto di memorizzazione.

Rimborso delle spese per il rilascio di copie e rilascio copia autentica

Il costo di riproduzione per il rilascio di copia del documento, fissato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 3 dicembre 1993 in conformità alla nota della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 19 marzo 1993 n. UCA/27720/928, è di € 0,26 da 1 a 2 copie, di € 0,52 da 3 a 4 copie e cosi di seguito, da corrispondere mediante applicazione di marche da bollo da annullare con il datario a cura dell’ufficio.

Qualora le copie debbano essere rilasciate in forma autentica (copia conforme all’originale), il richiedente è tenuto ad assolvere la prevista imposta di bollo, unitamente ai rimborsi di cui al punto 9, mediante presentazione delle relative marche al momento della consegna dei documenti; l’ufficio competente ne curerà il relativo annullamento.

Controinteressati

Se dall’esame della richiesta di accesso vengono individuati soggetti controinteressati, si provvederà a darne comunicazione agli stessi, inviando copia dell’istanza.

Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione i controinteressati possono presentare una motivata opposizione alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, accertata l’avvenuta ricezione della comunicazione, l’Ufficio provvede sulla richiesta.

Casi di esclusione

I casi di esclusione dell’accesso sono individuati dal Regolamento per la disciplina di categorie di documenti formati o comunque rientranti nell’ambito delle attribuzioni dell’Avvocatura dello Stato sottratti al diritto di accesso adottato con D.P.C.M. 26 gennaio 1996 n. 200, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 16 aprile 1996 n. 89